Réunion d’entreprise à Paris : comment réussir l’organisation ?

Une réunion d’entreprise s’inscrit avant tout dans le souci d’optimiser la productivité, d’améliorer la rentabilité ou de résoudre des problèmes. Mais, dans la pratique, environ 50 % des réunions sont inefficaces, voire inutiles. Cet échec est souvent dû à une mauvaise organisation, surtout dans la prestigieuse ville de Paris où les réunions d’affaires sont plus strictes. Quels sont les indispensables pour une organisation réussie ? On en parle.

Définir avec précision l’objectif et choisir le lieu

Pour tirer le meilleur parti de votre réunion, l’objectif constitue un point de départ essentiel. Sans objectif clair, il n’est pas utile de convoquer vos cadres pour une assise. Il représente le but de la réunion et peut être de plusieurs ordres :

• la résolution d’un problème ;
• le partage d’une information ou d’une décision ;
• la discussion sur l’évolution d’un projet important, etc.

En effet, l’ordre du jour en dépend et son atteinte demeure un critère d’évaluation pertinent pour la réussite du travail. Pour faire émerger des idées constructives, vous devrez expliciter autant qu’il est possible vos attentes ou les problèmes à résoudre pendant les échanges.

Le choix du lieu découle directement de l’objectif de votre réunion. Bien qu’il soit possible d’effectuer des réunions en entreprise, certaines nécessitent de devoir changer de cadre. De plus, vous trouverez à Paris plusieurs espaces dédiés à vos rencontres importantes et professionnelles, selon le nombre de participants attendus. Toutefois, pour éviter un mauvais choix, une agence d’évènementiel, à l’instar de celle à découvrir sur https://www.coralys.fr, pourrait vous guider.

Choisir le jour, l’heure et la durée

Pour permettre la présence de tous les collaborateurs, vous devrez choisir le jour de la rencontre en fonction des responsabilités commerciales de vos collaborateurs. Vous leur éviterez ainsi la perte d’éventuels clients.

La connaissance du jour de réunion permet aux participants de mieux se préparer. Si vous désirez obtenir des résultats efficaces, vous devrez retenir une heure à laquelle l’activité cérébrale de vos collaborateurs est à son pic. Il est donc recommandé de prévoir vos réunions pour 10 h 30 ou pour 15 h.

La durée de l’assise est aussi à définir. Vous devez préférer les réunions plus courtes qui vous poussent à traiter directement l’essentiel. Ainsi, vous profiterez au maximum des idées de vos cadres dont la productivité baisse au bout de 52 minutes de travail. Au besoin, vous pourrez prévoir des pauses.

Sélectionner et inviter les participants concernés

Pour assurer la dynamique de la réunion, vous devez effectuer un tri essentiel des participants pour n’inviter que les plus concernés. Ainsi, vous ne devriez inviter que les acteurs de l’entreprise pour lesquels les points inscrits à l’ordre du jour ont un intérêt supérieur. La règle qui prévaut dans ce domaine requiert au minimum que les deux tiers des invités à la réunion soient à 100 % intéressés par les points abordés. Une exception est faite pour les réunions de suivi d’activité où la présence de tous est indispensable.

Les invitations doivent être lancées au plus tôt pour une meilleure préparation des participants. Vous pourrez choisir le mailing personnalisé comme canal d’information.

La réussite de votre réunion du temps passé à la préparer. Ces quelques indispensables vous aideront à mieux en faire l’organisation.